Kvalifikovaný elektronický podpis: Kdy nahrazuje úřední ověření a kde selhává praxe?

Úvod: Elektronický podpis a jeho právní síla

V posledních letech výrazně roste význam elektronického podepisování dokumentů, a to z pochopitelných důvodů. Elektronický podpis totiž výrazně zjednodušuje celý proces – umožňuje účastníkům podepsat dokument i na dálku, například když se nacházejí na opačných koncích světa. Současně přináší i praktické výhody při správě dokumentace, protože elektronicky podepsané soubory lze snadno uchovávat v počítači či v online úložišti a mít je tak kdykoli a odkudkoli k dispozici.

Zatímco prostý elektronický podpis (např. naskenovaný podpis nebo jméno v e-mailu) má jen omezenou právní sílu a nízkou důkazní hodnotu, kvalifikovaný elektronický podpis představuje nejvyšší a nejdůvěryhodnější úroveň uznávanou v rámci Evropské unie (dle nařízení eIDAS).

Kvalifikovaný elektronický podpis musí splňovat přísné technické požadavky, včetně použití kvalifikovaného certifikátu a speciálního kvalifikovaného prostředku pro vytváření podpisu (QSCD, např. čipové karty nebo USB tokeny). Díky těmto požadavkům má kvalifikovaný elektronický podpis právní sílu rovnocennou vlastnoručnímu podpisu. Dokument jím opatřený je v českém právním řádu plně uznáván a jeho autenticita se předpokládá bez nutnosti dalšího dokazování.

I. Elektronický podpis jako podpis úředně ověřený

1) Kvalifikovaný elektronický podpis + Portál občana (automatický mechanismus):

Kvalifikovaný elektronický podpis může za určitých podmínek nahradit úředně ověřený podpis, a to v souladu se zákonem č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby.

Pokud zákon vyžaduje, aby by byl určitý dokument podepsán úředně ověřeným podpisem, považuje se tento požadavek za splněný, pokud je využit kvalifikovaný elektronický podpis, a zároveň lze s využitím registru obyvatel ověřit, že kvalifikovaný certifikát patří podepisující osobě.

Pro ověření identity podepisující osoby je zásadní, aby si vlastník kvalifikovaného certifikátu registroval tento certifikát v Portálu občana. Díky této registraci mohou orgány veřejné moci elektronickému kvalifikovanému podpisu přiznat účinky úředně ověřeného podpisu ve všech situacích, kde právní předpisy úřední ověření vyžadují.

Praktické výhody: Podpis se považuje za "automaticky" úředně ověřený (s výjimkami uvedenými níže). Nevyžaduje přítomnost ověřující osoby, doložku, zápis do podpisové knihy, a hlavně odstraňuje potřebu kamkoliv chodit nebo cokoliv zařizovat.

Nejčastějšími chybami, které mohou způsobit neplatnost takto podepsaného dokumentu, jsou:

1) Chybějící registrace certifikátu v registru obyvatel,

2) Chybějící časové razítko – bez něho nelze prokázat přesný čas podpisu;

3) Expirace platnosti podpisového certifikátu.

Pokud tedy dokumenty podepisujete s kvalifikovaným elektronickým podpisem, vždy si pro jistotu zkontrolujte, že Váš podpis netrpí jedním z výše uvedených nedostatků.

2) Ověření elektronického podpisu (na požádání):

Vedle výše popsaného postupu, kdy lze Váš kvalifikovaný elektronický podpis automaticky uznat za úředně ověřený, existuje ještě další varianta, kterou je ověření (tzv. legalizace) Vašeho elektronického podpisu k tomu oprávněným subjektem – notářem, službou CzechPoint a nově také advokátem. Takto legalizovat lze jak prostý, tak kvalifikovaný elektronický podpis a použít jej následně jako podpis úředně ověřený.

V tabulce níže uvádíme stručný přehled možností, jak si nechat ověřit Váš elektronický podpis, včetně omezení, která současná praxe bohužel přináší.

Přehled problémových míst v praxi elektronického ověřování:

Důsledky pro praxi:

Kvůli nedostatečné implementaci moderních mechanismů jsou účastníci právního styku i nadále nuceni používat náhradní mechanismy, jako je podpis dokumentu s úředně ověřeným podpisem v klasické listinné podobě a následná konverze dokumentace z fyzické do elektronické podoby (a naopak). Tyto mechanismy jsou sice srovnatelné, ale ne vždy ideální.

II. Výjimka: Kdy elektronický podpis jako úředně ověřený použít nelze

Možnost nahrazení úředně ověřeného podpisu elektronickým podpisem nelze využít v případě udělení plné moci k právnímu jednání, které vyžaduje formu veřejné listiny (tj. notářského zápisu) podle § 441 odst. 2, poslední věty občanského zákoníku. Bude se jednat typicky například o plnou moc, kterou jediný společník udělí svému zástupci k provedení změny společenské smlouvy s.r.o.

Pro podpis plné moci podle § 441 odst. 2 občanského zákoníku nelze využít ani jednu z možností uvedených výše, tedy kvalifikovaný certifikát registrovaný v Portálu občana ani elektronický podpis ověřený oprávněnou osobou. V tomto případě nezbývá než využít tradičního fyzického ověření podpisu.

Z důvodu právní jistoty rovněž nedoporučujeme užívat kvalifikovaný elektronický podpis s registrovaným certifikátem v Portálu občana při podpisu smlouvy o převodu podílu v obchodní společnosti. Tato smlouva totiž nabývá účinnosti okamžikem doručení smlouvy s úředně ověřenými podpisy smluvních stran společnosti. Obchodní společnosti však nemají přístup do registru obyvatel a nemohou se tak přesvědčit, zda elektronický podpis na smlouvě skutečně splňuje požadavky pro jeho uznání za úředně ověřený či nikoliv, a tedy není zde reálná možnost ověření, že smlouva splňuje zákonné požadavky pro to, aby byla účinná. Soudy prozatím tuto otázku v praxi neřešily.

Naproti tomu podpis smlouvy o převodu podílu elektronickými podpisy, u kterých provedl legalizaci např. notář (nebo jiná oprávněná osoba) je dle našeho názoru právně bezpečná.

III. Závěr

Kvalifikovaný elektronický podpis má potenciál plně nahradit vlastnoruční i úředně ověřený podpis, především díky možnosti registrace kvalifikovaného certifikátu v Portálu občana, což úřadům umožňuje automaticky přiznat kvalifikovanému elektronickému podpisu účinky úředně ověřeného podpisu.

Je však nezbytné pamatovat na zákonné výjimky, jako je plná moc k určitým právním jednáním. Opatrnost se vyplatí rovněž v případě smlouvy o převodu obchodního podílu.

Do budoucna představuje nadějný krok také možnost ověřování elektronických podpisů prostřednictvím notářů, CzechPOINTů či advokátů. Ačkoli jsou tyto služby zatím spíše v počáteční fázi a provází je řada praktických nedostatků, lze očekávat, že se postupně doladí a elektronické podepisování dokumentů – včetně úředního ověření podpisu – se stane běžnou součástí každodenního života.